Pytania i odpowiedziRODO

Życzenia świąteczne a RODO

Pytanie

W związku ze zbliżającymi się Świętami Wielkanocnymi  mamy wątpliwości co do wysyłania życzeń świątecznych pocztą tradycyjną.

Mam w związku z tym kilka pytań:

  1. W jaki sposób w związku z RODO wysyłać takie życzenia?
  2. Czy jest potrzebna pisemna zgoda osób prywatnych czy klientów na wysyłanie życzeń (jesteśmy częścią administracji publicznej)?
  3. Jeśli chodzi firmy, urzędy, firmy, instytucje, parlament, samorządy? Czy w tym przypadku również jest potrzebna zgoda?

Odpowiedź

Nie ma konkretnych wytycznych UODO dotyczących takich aktywności. Jednak chcąc trzymać się zapisów prawa można podejść do tematu następująco:

1. Zastosować Art. 6 ust1. lit. a) rozporządzenia 2016/679 i wysłać wcześniej zapytanie czy dana osoba zgadza się na otrzymywanie życzeń świątecznych.
2. Zastosować Art. 6 ust1. lit. f) rozporządzenia 2016/679, który pozwala przetwarzać dane osobowe po pretekstem „prawnie uzasadnionego interesu administratora”. Prawnie uzasadniony interes administratora to np. podtrzymywanie dobrych relacji z kontrahentami.

W przypadku zastosowania Art. 6 ust1. lit. a), zgoda na przetwarzanie danych osobowych w konkretnym celu (w tym przypadku w celu wysłania życzeń świątecznych) powinna być dobrowolna, świadoma i konkretna.

W przypadku zastosowania Art. 6 ust1. lit. f) nie zaszkodzi również zadać pytanie czy odbiorca wyraża zgodę na otrzymywanie życzeń świątecznych w przyszłości. Jeżeli się nie zgadza, to powinien ten fakt zgłosić do administratora danych osobowych lub inspektora ochrony danych.

Wymagania RODO dotyczą wyłącznie osób fizycznych – w tym osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Kartki wysyłane do spółek posiadających osobowość prawną, urzędów, firm generalnie – nie wymagają zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Niezależnie od opisywanych powyżej wariantów, należy uznać, że wysyłanie życzeń świątecznych raczej nie zagraża prawom i wolności osób fizycznych. W mojej ocenie, posiadanie danych osobowych może uprawniać podmiot publiczny do przetwarzania danych osobowych w tym celu ze względu chociażby na panujące obyczaje w naszym regionie, utrzymywanie dobrych relacji międzyludzkich itp. Należy jednak dać możliwość każdej osobie fizycznej wyrażenia swojej woli o zaprzestaniu otrzymywania takiej korespondencji.

Natomiast wydaje się oczywiste, że pozyskiwanie danych osobowych w wyłącznym celu wysyłania życzeń świątecznych mogłoby zostać uznane za naruszenie praw i wolności osób fizycznych.