Zmiana ustawy o samorządzie gminnym (u.s.g) z 2018 dała radnym większe prawa dostępu do informacji w urzędach jako elementu nadzoru.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19900160095/U/D19900095Lj.pdf
W naszej ocenie radni, którzy dostają się do pomieszczeń UM i mają dostęp do informacji oraz materiałów innych niż publiczne powinni zachować je w tajemnicy, gdyż ich ujawnienie może naruszać prawa osób trzecich (oczywiście można sobie wyobrazić, że część danych zawartych np. w umowach jest informacją publiczną, a część nie). Z zapisów ustawy można wywnioskować, iż radni powinni mieć dostęp do niezbędnych informacji „do wglądu” w celu realizacji zadań radnego, chyba że prawo mówi inaczej.
W ramach rady miasta czy gminy działają różne komisje, odbywają się posiedzenia, radni też formalnie mogą wnioskować o dostęp do danych / informacji ale powinno się to odbywać w granicach prawa. Art. 24 u.s.g definiuje prawa członków rady miasta i gminy zarówno dla dostępu do dokumentów, pomieszczeń, informacji w taki sposób, że nie może to naruszać dóbr osób trzecich.
W naszej ocenie radny może mieć dostęp do dokumentów zawierających dane osobowe, ale nie powinien tymi danymi dysponować do innych celów, niż te wynikające z u.s.g. Dane osobowe i inne dane prawnie chronione muszą być chronione przez wszystkie osoby, które nimi w danej chwili dysponują podczas realizowania swoich obowiązków służbowych.
Według naszej wiedzy, niektórzy praktykują anonimizowanie danych osobowych w kopiach dokumentów przed udostępnieniem ich radnym. Nie jest to jednak wymóg prawny.
Jeżeli chodzi o wytyczne w kontekście danych osobowych, sugerowalibyśmy udostępnianie dokumentów zawierających takie dane wyłącznie w siedzibie administratora pod nadzorem upoważnionego pracownika. Radny powinien być świadomy, że danymi osobowymi nie może swobodnie rozporządzać, gdyż może to naruszać dobra osobiste osób, których dane znajdują się w dokumentach.
Radni powinni zdawać sobie sprawę, że pozyskiwane przez nich informacje nie są ich własnością i powinny być chronione zgodnie z regulacjami krajowymi czy europejskimi. To nie dotyczy informacji publicznej.