Osoby sprzątające nie muszą mieć upoważnień do przetwarzania danych osobowych jeżeli nie leży to w ich obowiązkach. Konieczne jest jednak utrzymywanie pomieszczeń przeznaczonych do sprzątania w takim stanie, aby dokumenty z danymi osobowymi nie były dostępne dla osób sprzątających. Zasada „czystego biurka” reguluje to, że dokumenty po zakończeniu pracy powinny zostać zabezpieczone przed przypadkowym zapoznaniem się z ich treścią.
Z drugiej strony jednak, osoby sprzątające powinny potwierdzić, że zapoznały się z polityką bezpieczeństwa obowiązującą w organizacji (jeżeli jest to firma zewnętrzna, to można takie zapisy stosować w umowach). Nie muszą mieć jednak one upoważnień do przetwarzania danych osobowych.