Bezpieczeństwo informacjiRODO

Zasady współpracy audytora wewnętrznego i inspektora ochrony danych przy realizacji zadań w jednostce sektora finansów publicznych

Jednostki sektora publicznego od 25 maja 2018 r., tj. od dnia, obowiązywania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), są zobowiązane do wyznaczenia inspektora ochrony danych1. Obowiązkiem kierownika jednostki jest zapewnienie odpowiedniego wsparcia IOD, w wypełnianiu przez niego zadań, oraz zapewnienie warunków niezależnego i skutecznego wykonywania tych zadań, tj.:

bezpośrednią podległość kierownikowi jednostki,
udział we wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych,
nieotrzymywanie instrukcji dotyczących wykonywania zadań,
brak możliwości odwołania lub ukarania za wypełnianie przez IOD jego zadań,
nieotrzymywanie innych zadań i obowiązków, które mogłyby powodować konflikt interesów.

Jednocześnie w jednostkach sektora finansów publicznych, w których prowadzony jest audyt wewnętrzny funkcjonuje audytor wewnętrzny dokonujący systematycznej oceny kontroli zarządczej, obejmując zasięgiem swojego działania wszystkie obszary jednostki. Na podstawie art. 282 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, kierownik jednostki jest odpowiedzialny za zapewnienie warunków niezbędnych do niezależnego, obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego, w tym organizacyjnej odrębności komórki audytu wewnętrznego oraz ciągłości prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostce.

Warunki niezależność audytora wewnętrznego wynikające z ustawy to:
bezpośrednia podległość kierownika komórki audytu wewnętrznego kierownikowi jednostki,
ochrona stosunku pracy poprzez konieczność uzyskania zgody właściwego komitetu audytu na rozwiązanie stosunku pracy lub zmiana warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego ministerstwa oraz jednostki w dziale,

prawo wstępu do pomieszczeń jednostki oraz wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej,
zobowiązanie pracowników jednostki do udzielania informacji i wyjaśnień, a także sporządzania i potwierdzania kopi, odpisów, wyciągów lub zestawień niezbędnych do realizacji audytu.

Dodatkowo, zgodnie ze standardami audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych3, audytor wewnętrzny nie powinien być narażony na jakiekolwiek próby ingerowania w zakres realizowanego audytu, wpływania na sposób wykonywania pracy i informowania o jej wynikach. Jednocześnie audytor powinien unikać konfliktu interesów.

Ze względu na charakter zadań realizowanych w jednostce przez IOD i audytora wewnętrznego oraz w celu zapewnienia ich niezależności zostały wypracowane przez Ministerstwo Finansów i Urząd Ochrony Danych Osobowych zasady współpracy dotyczące audytu wewnętrznego w obszarze ochrony danych osobowych. Obowiązkiem każdej jednostki sektora publicznego jako administratora danych jest czuwanie nad zgodnym z prawem przetwarzaniem danych osobowych i właściwą organizacją bezpieczeństwa informacji. W osiągnięciu tego celu jednostka powinna korzystać zarówno z pomocy audytorów, jak i inspektorów ochrony danych.

Zarówno IOD, jak i audytor wewnętrzny wspierają kierownika jednostki sektora finansów publicznych w realizacji celów i zadań tej jednostki. Jednostki sektora finansów publicznych będące administratorami danych ponoszą bowiem odpowiedzialność za pełną i całościową zgodność przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa. Do zadań IOD należy monitorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami prawa. Natomiast do zadań audytora wewnętrznego należy m.in. ocena zgodności działalności jednostki z przepisami prawa (a zatem również przepisami prawa o ochronie danych osobowych) oraz procedurami wewnętrznymi, a także skuteczności i efektywności działania, ochrony zasobów oraz zarządzania ryzykiem.

W związku z tym działania audytorów wewnętrznych i inspektorów ochrony danych powinny być komplementarne. W celu wsparcia prawidłowego funkcjonowania jednostki powinni oni wymieniać informacje i dokumenty niezbędne dla prawidłowej realizacji swoich zadań.

Zarówno inspektorzy ochrony danych, jak i audytorzy podlegają bezpośrednio kierownikowi jednostki, a ich praca może podlegać jego kontroli, w tym kontroli zleconej przez kierownika podmiotom wewnętrznym lub zewnętrznym.

Zarówno w przypadku audytora wewnętrznego jak i inspektora ochrony danych kluczową rolę odgrywa niezależność w realizowaniu zadań. Stąd audytorzy i inspektorzy muszą w swojej pracy uwzględniać wzajemną niezależność i nie wpływać na jej ograniczanie. Sposób przeprowadzania audytu wewnętrznego został określony w przepisach rozporządzenia z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu4. W przypadku gdy audyt obejmuje zadania realizowane przez IOD audytor wewnętrzny powinien odnosić się do badanego obszaru, nie formułując wniosków dotyczących bezpośrednich działań IOD. W tym zakresie ostateczne decyzje podejmuje kierownik jednostki. Jeżeli IOD nie zgadza się ze stanowiskiem kierownika jednostki sektora finansów publicznych, powinien mieć możliwość przedstawienia swojego stanowiska, które powinno zostać uzasadnione i udokumentowane. Materiał ten może być przydatny w celach dowodowych w przypadkach oceny prawidłowości wykonywania funkcji IOD w kontekście jego odpowiedzialności na gruncie przepisów prawa pracy lub Kodeksu cywilnego (odpowiedzialności kontraktowej) przez właściwe organy.

Inspektor ochrony danych i audytor wewnętrzny posiadają gwarancje niezależności kształtujące ich status. Każdy z nich działa też w celu zapewnienia zgodności działań jednostki sektora finansów publicznych z prawem. Dlatego w osiągnięciu tego celu potrzebna jest ich efektywna współpraca oraz wzajemne wspieranie się w tym zakresie wiedzą i doświadczeniem.