Pytanie
W związku ze zbliżającymi się Świętami Wielkanocnymi mamy wątpliwości co do wysyłania życzeń świątecznych pocztą tradycyjną.
Mam w związku z tym kilka pytań:
- W jaki sposób w związku z RODO wysyłać takie życzenia?
- Czy jest potrzebna pisemna zgoda osób prywatnych czy klientów na wysyłanie życzeń (jesteśmy częścią administracji publicznej)?
- Jeśli chodzi firmy, urzędy, firmy, instytucje, parlament, samorządy? Czy w tym przypadku również jest potrzebna zgoda?
Odpowiedź
Nie ma konkretnych wytycznych UODO dotyczących takich aktywności. Jednak chcąc trzymać się zapisów prawa można podejść do tematu następująco:
1. Zastosować Art. 6 ust1. lit. a) rozporządzenia 2016/679 i wysłać wcześniej zapytanie czy dana osoba zgadza się na otrzymywanie życzeń świątecznych.
2. Zastosować Art. 6 ust1. lit. f) rozporządzenia 2016/679, który pozwala przetwarzać dane osobowe po pretekstem „prawnie uzasadnionego interesu administratora”. Prawnie uzasadniony interes administratora to np. podtrzymywanie dobrych relacji z kontrahentami.
W przypadku zastosowania Art. 6 ust1. lit. a), zgoda na przetwarzanie danych osobowych w konkretnym celu (w tym przypadku w celu wysłania życzeń świątecznych) powinna być dobrowolna, świadoma i konkretna.
W przypadku zastosowania Art. 6 ust1. lit. f) nie zaszkodzi również zadać pytanie czy odbiorca wyraża zgodę na otrzymywanie życzeń świątecznych w przyszłości. Jeżeli się nie zgadza, to powinien ten fakt zgłosić do administratora danych osobowych lub inspektora ochrony danych.
Wymagania RODO dotyczą wyłącznie osób fizycznych – w tym osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Kartki wysyłane do spółek posiadających osobowość prawną, urzędów, firm generalnie – nie wymagają zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Niezależnie od opisywanych powyżej wariantów, należy uznać, że wysyłanie życzeń świątecznych raczej nie zagraża prawom i wolności osób fizycznych. W mojej ocenie, posiadanie danych osobowych może uprawniać podmiot publiczny do przetwarzania danych osobowych w tym celu ze względu chociażby na panujące obyczaje w naszym regionie, utrzymywanie dobrych relacji międzyludzkich itp. Należy jednak dać możliwość każdej osobie fizycznej wyrażenia swojej woli o zaprzestaniu otrzymywania takiej korespondencji.
Natomiast wydaje się oczywiste, że pozyskiwanie danych osobowych w wyłącznym celu wysyłania życzeń świątecznych mogłoby zostać uznane za naruszenie praw i wolności osób fizycznych.